Ohne E-Mails funktioniert das digitale Leben nicht. Meistens ist es sogar die letzte Rettungsleine für vergessene Passwörter oder Kontaktmöglichkeit für alte Freunde.

Trotz schneller Mitteilungsdienste wie WhatsApp und Threema bleiben E-Mails unverzichtbar. Die elektronische Post lässt sich mit Tricks einfacher nutzen und hat ungeahnte Fähigkeiten.

Ordnung hilft beim Suchen

Wer seinen Posteingang mit hunderten E-Mails zugemüllt hat, sollte sich dringend mit der Ordnerfunktion moderner E-Mail-Dienste vertraut machen. Nutzt man in seinem E-Mail-Programm die Funktion «Neuer Ordner» erhält man so eine einfache Ablage für Dinge wie «Rechnungen», «Familie» oder «Verein». Der Posteingang wird aufgeräumt, indem man passende Mails in die neuen Ordner verschiebt.

Quillt das Postfach über und ist der Speicherplatz aufgebraucht, ist Aufräumen angesagt. Archivieren ist besser als Löschen. Downloadbare Programme archivieren beispielsweise das komplette Postfach auf der eigenen Festplatte. Die dabei erzeugte Datenbank lässt sich einfach und schnell durchsuchen. Das Archiv kann jederzeit ergänzt werden.

Adressen zum Wegwerfen

Viele Internetseiten wollen als erstes die persönliche E-Mail-Adresse wissen. Später verstopfen dann aber etliche Seiten das Postfach mit digitalem Werbemüll. Dagegen helfen am besten Wegwerf-E-Mail-Adressen. So kann man beispielsweise auf der Seite spamgourmet.com Adressen erzeugen, die sich nach einer bestimmten Anzahl empfangener Mails automatisch löschen. Alternativ bietet Apple eine Funktion «E-Mail Adresse verbergen» an.

Um Wichtiges von Banalem zu trennen, sollte man sich mehrere kostenlose E-Mail-Adressen zulegen. Keinesfalls sollte man die Geschäft-E-Mail-Adresse für Privates verwendet. Denn bei der Kündigung verliert man auch den Zugriff auf diese E-Mails.

Vertraulich bis geheim

Die meisten E-Mail-Anbieter können den kompletten E-Mail-Verkehr mitlesen. Sie müssen diese Informationen nötigenfalls auch Ermittlungsbehörden ausliefern.

Mehr Vertraulichkeit bieten verschlüsselte Mail-Dienste wie Proton. Die Korrespondenz wird auf dem Server verschlüsselt abgelegt, nur auf dem PC des Kunden wird sie entschlüsselt. Verwenden zwei E-Mail-Kommunikationspartner den Dienst, ist so einfach maximale Vertraulichkeit sichergestellt.

An nicht Proton-Nutzer kann man ebenfalls verschlüsselte Nachrichten verschicken. Diese müssen dann zum Lesen ein Passwort eingeben. Es lässt sich zusätzlich definieren, dass Mails nach einer bestimmten Zeit nicht mehr gelesen werden können.

Für Back-up oder Testament

E-Mails lassen sich clever zweckentfremden. So kann man mit wenigen Mausklicks ein wichtiges Dokument oder eine beliebige Datei an sich selber mailen und erhält damit schnell ein recht zuverlässiges Backup.

Längst nicht alle Nutzerinnen und Nutzer wissen, dass man E-Mails auch zeitverzögert senden kann. Die nötigen Einstellungen tauchen beispielsweise bei Gmail auf, wenn man die Optionen des Senden-Knopfs drückt und dann «Senden planen» wählt. Eine Geburtstagsgratulation geht so bestimmt nicht vergessen. Geplante E-Mails lassen sich auch jederzeit wieder löschen. Mail-Dienste wie Outlook oder GMX bieten ähnliche Funktionen an.

Daneben gibt es Dienste, die beim «Tod» automatisch ein E-Mail verschicken. Die Website www.deadmansswitch.net versendet ein vorbereitetes Mail, wenn man während einer gewissen Periode von Tagen oder Monaten nicht auf Aufforderungen des Dienstes reagiert hat.

Noch radikaler ist die «Sterbefunktion» von Google. Unter myaccount.google.com/inactive lässt sich festlegen, dass nach drei bis 18 Monaten Inaktivität eine andere Person per E-Mail informiert wird und Zugriff auf sämtliche Google-Daten erhält. (sda/rif)